اولین سندی که در هر معامله تجاری بین المللی توسط فروشنده صادر می‌گردد، پروفرما اینویس است. در واقع پس از برقراری ارتباط دو طرف معامله با یکدیگر و توافقات نهایی، سندی تحت عنوان performa invoice توسط فروشنده برای خریدار ارسال میشود تا خریدار اطلاعاتی همچون نحوه پرداخت، نحوه انتقال، مقدار، نام، قیمت، شرکت سازنده کالا و.. را مورد بررسی قرار دهد.
وجود پروفرما اینویس در بسیاری از امور بازرگانی نظیر ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا، خرید سهم از سیستم‌های بانکی ضروری است؛ بنابراین از آنجا که تنظیم دقیق پروفرما بسیار حائز اهمیت است، در ادامه به تحلیل و بررسی دقیق تمام جوانب آن خواهیم پرداخت.
پروفرما اینویس چیست؟
پروفرما اینویس (proforma invoice) سندی مورد استفاده در خرید و فروشهای داخلی و بین المللی است. این سند از سوی فروشنده صادر میشود. پروفرما یکی از مدارک مورد نیاز جهت ثبت سفارش کالا در پروسه ترخیص کالا از گمرک است.
پروفرما اینویس در واقع حکم یک پیش فاکتور را دارد. به طور کلی این پیش فاکتور در معاملات مالی به منظور اطلاع از شرایط و وضعیت کالا و نیز دریافت مجوز مورد نظر از وزرات صمت مورد استفاده قرار میگیرد.
مواردی که باید در پروفرما اینویس درج شوند
همانطور که اشاره کردیم پس از مذاکره دو طرف قرارداد با یکدیگر درباره مسائل و شرایط مختلفی همچون قیمت و نوع کالا، خریدار از فروشنده درخواست ارائه performa invoice می‌کند تا با بررسی آن تغییرات لازم یا تائید نهایی را ذکر یا ارسال کند.
مشخصات دقیق کالا، مقدار کالا، نوع کالا، شرایط حمل و تحویل کالا، نحوه پرداخت، نوع ارز، مشخصات کامل حساب بانکی فروشنده، مدت زمان اعتبار پروفرما اینویس، شماره پروفرما، کشور مبدا حمل، نام و آدرس فروشنده و خریدار، مقصد نهایی کالا، شماره تعرفه گمرکی کالا، خدمات پس از فروش، هزینه تخلیه کالا، اسناد خواسته شده توسط خریدار و تاریخ از جمله مواردی هستند که باید به طور دقیق در این سند برای ارسال به خریدار درج شوند.
بررسی دقیق مندرجات performa invoice
درج دقیق و بدون اشتباه اطلاعات در پروفرما اینویس برای جلوگیری از کند شدن روند انجام فرایندهای مختلف نظیر ترخیص کالا یا ثبت سفارش کالا و بروز مشکلات احتمالی مابین دو طرف معامله بسیار حائز اهمیت است؛ به همین منظور در ادامه برخی از مندرجات پیش فاکتور را به طور کامل بررسی می‌کنیم.
مدت زمان اعتبار
در حقیقت پروفرما اینویس نوعی فاکتور است که توسط فروشنده قیمت مشخص و شرایط تعیین شده کالا را به خریدار اعلام می‌کند.
یکی از نکات مهم در معاملات تجاری بیان مدت زمانی است که خریدار می‌تواند به فروشنده جهت خرید مراجعه کند؛ در واقع به این شکل فروشنده مدت زمان اعتبار شرایط مورد نظر خود را اعلام می‌کند. مدت زمان اعتبار پروفرما اینویس جهت گشایش اعتبار اسنادی نیز می‌تواند مهم باشد؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم حتما در آن ذکر شود.
نام کالا
نام کالا، جنس و توصیف آن از مهمترین مواردی هستند که باید به طور دقیق و کامل در performa invoice درج شوند.
درج اسم کالا برای شناسایی، ارزیابی در گمرک جهت ترخیص کالا و طبقه بندی بسیار مهم است و در برخی مواقع، فروشنده حتی تعرفه 8 رقمی کالا را در پیش فاکتور ذکر می‌کند.
مقدار کالا
به طور معمول قیمت و شروط اعلام شده توسط فروشنده به مقدار کالای خریداری شده بستگی دارد، به همین دلیل لازم است در پروفرما اینویس قیمت و شرایط تعیین شده نظیر واحد شمارش کالا، وزن، تعداد و حجم کالا به طور کامل مشخص شود.
قیمت کالا
یکی از مهمترین نکاتی که در پروفرما اینویس درج میشود، قیمت کالا است. در واقع قیمت به مقدار زیادی به شرایط معامله بستگی دارد؛ به همین منظور معمولا پس از تعیین برخ شرایط و توافقات مطرح میشود.
قیمت واحد و قیمت کل دو صورت از بیان قیمت کالا در performa invoice هستند. اگر پیش فاکتور شامل چند کالا باشد، قیمت واحد هر قلم در یک ستون زیر هم درج میشود و از طریق طریق ضرب قیمت واحد در تعداد کالا، قیمت کل اقلام به دست خواهد آمد.
کرایه حمل
اگر طبق توافقات انجام شده فروشنده موظف به انجام هماهنگی‌های لازم جهت حمل و نقل و پرداخت کرایه آن است، لازم است مبلغ مورد نظر جهت پرداخت هزینه‌های این امور در پروفرما مشخص شود. در این حالت فروشنده علاوه بر ذکر قیمت کل و قیمت واحد، هزینه حمل را نیز به صورت جداگانه درج می‌کند.
کشور و کارخانه سازنده
ممکن است در برخی شرایط امکان خرید مستقیم از سازنده کالا نباشد و خریدار مجبور به خرید از واسطه‌ها شود یا به دلیل شکل گیری شرکت‌های چند ملیتی شاهد مشارکت چند کشور در ساخت یک محصول باشیم؛ به همین منظور لازم است در اظهارنامه‌های گمرکی نام کشور مبدا و طرف معامله به صورت جداگانه ذکر شود. جهت تکمیل فرم اظهارنامه گمرکی، کشور سازنده را در خانه‌های 10 و 16 و کشور صادرکننده را در خانه 11 و 15 درج کنید.
نوع ارز
از آنجا که خریدار و فروشنده در حال انجام یک معامله تجاری بین المللی هستند، لازم است نوع ارز جهت پرداخت مبلغ توافق شده را اعلام نمایند. به طور معمول نوع ارز را فروشنده تعیین می‌کند اما خریدار نیز باید آن را بپذیرد و مورد توافق هر دو طرف باشد. در این مسیر به محدودیت‌های بانکی و رویه‌های حقوقی بسیار دقت کنید.
مشخصات بسته بندی
بسته بندی محصولات صادراتی باید متناسب با جنس و وزن کالا، میزان فاصله، نوع حمل و مسیر هوایی، زمینی یا دریایی بودن آن باشد؛ به همین دلیل بسته بندی باید به گونه‌ای انجام شود که در طی مسیر انتقال دچار آسیب و خسارت نشود.
علاوه بر این، یکی از مهمترین نکات، انتخاب نوع بسته بندی مناسب با فرهنگ و سلیقه هر کشوری است که باید حتما لحاظ شود. چنین نکاتی باید میان خریدار و فروشنده مشخص شوند و به طور کامل جهت بررسی بهتر در پروفرما اینویس یا فاکتور درج شوند.
مشخصات نحوه حمل و نقل کالا
تعیین نوع، مبدا، مقصد و وسیله حمل (کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله) از جمله مواردی هستند که بهتر است در پروفرما جهت استفاده در مراحل ترخیص کالا و سایر امور گمرکی ذکر شوند.
از آنجا که نوع وسیله نقلیه جهت انتقال کالا در قیمت کل بسیار تاثیرگذار است، لازم است به طور کامل و صریح توسط فروشنده درج شوند.
نحوه پرداخت
تعیین نوع یا شیوه پرداخت و مدت زمان آن نیز یکی دیگر از مهمترین نکاتی است که باید در پروفرما اینویس اعلام شوند. خرید به شیوه حساب یا خرید نسیه، پیش پرداخت، خرید با استفاده از برات بدون تعهد و خرید با گشایش اعتبار اسنادی، 4 روش اصلی پرداخت در معاملات تجاری بین المللی هستند که حتما باید درج شوند.
نام شرکت فروشنده، نام شرکت خریدار، تاریخ پروفرما و اطلاعات بانکی از دیگر مواردی هستند که باید با توافق دو طرف در performa invoice همراه با شرایط تعیین شده، ذکر شوند.
فواید پروفرما یا اینویس چیست؟
- از مهمترین فواید پروفرما کاهش خطا ها می باشد.
- به عنوان نوعی قرارداد قانونی محسوب میشود و به صورت قانونی از آن استفاده میشود.
- به طور کامل و مفصل تمام اطلاعات را در خصوص معامله بیان می‌کند.
- موجبات پرداخت از طریق بانک‌ها ایجاد می نماید.
- زمان معامله را کاهش میدهد.
فروشنده میبایست پروفرما یا اینویس را به گمرک کشور صادر کننده تحویل دهد و به تبع خریدار نیز باید پروفرما یا اینویس و سایر اسناد را به گمرک کشور وارد کننده تحویل دهد. با آگاهی ازاین مراحل به اهمیت پروفرما یااینویس پی می‌بریم.
در پروفرما باید مالیات بر ارزش افزود نوشته شود.مقدار مالیات بستگی به نوع معامله که داخلی است یا خارجی واگر خارجی باشد،بستگی به کشور مقصد دارد.
بررسی فواید پروفرما اینویس
- به کمک پروفرما خطاها کاهش پیدا میکنند.
- پروفرما اینویس حکم یک قرارداد قانونی را دارد و به شکل قانونی قابل استفاده است.
- بیان کننده کلیه اطلاعات معامله میباشد.
- به واسطه پروفرما میتوان از طریق بانک پرداختها را انجام داد.
- منجر به کاهش زمان معامله خواهد شد.
نکاتی مهم در مورد پروفرما اینویس
در پروفرما اینویس همچنین میتوان کلیه هزینه ها نظیر قیمت فروش محصول، هزینه حمل از اقیانوس، هزینه حمل و نقل داخلی، هزینه های گمرک و مالیات و مستندات را آورد. گفتنی است که بعد از صدور پروفرما اینویس امکان تغییر هزینه ها وجود ندارد و نمیتوان در اینویس در هزینه ها تغییراتی ایجاد کرد.
در تکمیل پروفرما بایستی نوع ارز مورد نظر جهت پرداخت و تسویه هزینه ها تعیین شود. اگر چه این مورد تعیین شده از سوی فروشنده خواهد بود اما طبیعی است که نظر خریدار نیز در این مورد مهم میباشد.
برای جلوگیری از آن که پروفرما همچون قراردادی بر علیه شما استفاده شود نیاز است که به خوبی موارد ذکر شده در آن را مورد بررسی قرار دهید.
همچنین توصیه میشود مدت زمان اعتبار و شرایط پروفرما را در بخش نوت ذکر کنید تا به این شکل از هر سوء استفاده ای جلوگیری شود.
در پروفرما اینویس باید مالیات بر ارزش افزوده قید گردد. میزان مالیات نیز وابسته به داخلی یا خارجی بودن معامله است. در معاملات خارجی نیز کشور مقصد در این زمینه تاثیرگذار است.
نحوه صدور پروفرما اینویس
پروفرما یا پیش فاکتور بعد از آن که خریدار و فروشنده با یکدیگر به توافق رسیدند و شرایط معامله نهایی شد، پروفرما توسط فروشنده صادر میشود. این سند به نوعی اولین سند معامله بینالمللی است و حکم اولین منبعی را دارد که شرایط معامله در آن آورده خواهد شد.
برای صدور فاکتور نیز از اطلاعات درون این سند بهره گرفته میشود.
تفاوت میان پروفرما اینویس و اینویس
خیلی از افراد ممکن است پروفرما اینویس را با اینویس یکی بدانند. این در حالی است که این دو با وجود شباهت هایی که با یکدیگر داشته از هم متفاوت هستند.
پروفرما اینویس در واقع در برگیرنده مشخصات کالا، شرایط فروش آن و خدمات است.حال آن که فاکتور بعد از انجام خرید صادر میشود.
پرداخت هزینه ها در معاملات و فروش بر اساس فاکتور انجام میشود. فاکتور سندی رسمی است که ثبت آن در بخش حسابداری شرکت انجام خواهد شد. با این حال میتوان گفت اطلاعاتی که در هر دو به ثبت میرسند تقریباً مشابه و یکسان هستند.
موارد استفاده از پروفرما اینویس
خریدار خارجی این امکان را داشته تا جهت دریافت مجوز واردات یا ارز خارجی جهت پرداخت کالا به مقامات کشور خود پیش فاکتور ارائه کند.
با استفاده از پرفروما میتوان از مظنه قیمت اطلاع یافت و احتمال داشته دربرگیرنده شرایط فروش باشد.
در صورت پذیرش مظنه قیمت از سوی خریدار، قرارداد فروش بسته خواهد شد و پس از پیش فاکتور، صورتحساب تجاری به خریدار ارسال میشود.پیش فاکتور همچنین برای مزایده قرارداد صادرات نیز کاربرد دارد.
یکی دیگر از کاربردهای پیش فاکتور مربوط به زمانی است که صادرکننده پول نقد را به همراه سفارش درخواست کند. در چنین حالتی خریدار به راحتی توانسته طبق پیش فاکتور پرداخت را انجام دهد و کالا نیز همراه با رسید توسط صادرکننده ارسال شود.
خلاصه کلام
در این مطلب سعی کردیم به تفصیل درباره اینکه پروفرما یا اینویس چیست؟ توضیح دهیم.به طور خلاصه می توان اینگونه بیان کرد که، پروفرما همان پیش فاکتور است که برای معاملات تجاری داخلی یا بین المللی استفاده میشود.
پروفرما توسط فروشند تهیه میشود و عناوین موجود در آن که شامل: مربوط به مشخصات کالا، هزینه های مربوطه،تاریخ واعتبار، مشخصات شرکت مبدا و کشور و شرکت مقصد و موارد دیگر است؛ توسط فروشنده تکمیل می شود و در پایان نیز وی باید پروفرما را مهر و امضا نماید.
تفاوت پروفرما و اینویس در آن است که پروفرما نوعی پیش فاکتور است و قابل تغییر به غیر می باشد اما اینویس پیش فاکتور نهایی شده است که به آن فاکتور گویند. فاکتور برخلاف پیش فاکتور، قابلیت تغییر ندارد.