به صورت تخصصی وارد هر فضایی که بشویم، متوجه خواهیم شد که آن فضا اصطلاحات مختص به خود را دارد. برای مثال در زمینه حمل‌ونقل بار، بسیاری از افراد کنجکاو هستند که بدانند پکینگ لیست چیست و چه کاربردی دارد؟ با وجود اینکه رشد دنیای دیجیتال به حذف تولید رسید و برگه‌های مختلف برای کاهش ضایعات کمک کرده است (نمونه بارز آن میتواند فیش‌های ماهانه میزان مصرف انرژی برق، گاز و آب باشد)، اما در بسیاری از مواقع هنوز چنین مواردی در عملیات‌های کاری و تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
یکی از این برگه‌های کاربردی پکینگ لیست (packing list) یا برگه بسته‌بندی است. در این راهنما قرار است به تعریف این مفهوم بپردازیم که پکینگ لیست چیست، تفاوت فاکتور و پکینگ لیست در چه چیزی است و استفاده از این برگه چه مزایایی دارد. بنابراین بیایید به دنیای برگه بسته‌بندی وارد شویم و نقش آن را در تجارت بررسی کنیم.
پکینگ لیست چیست؟
پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی به سندی گفته میشود که لیست کامل اقلام موجود در یک بسته‌بندی را نشان می‌دهد. این لیست تمامی اطلاعات مورد نیاز درباره بسته موجود از جمله وزن بسته، تعداد اقلام موجود در جعبه و ابعاد آن‌ها را در معرض نمایش قرار می‌دهد. این اطلاعات باعث می‌شوند تا امنیت بسته‌بندی حفظ شود. همچنین خریدار یا کسی که به عنوان گیرنده این بسته‌بندی محسوب میشود، تمامی داده‌ها را با اقلام موجود در بسته مطابقت دهد و از رسیدن محموله مورد نظر مطابق با سفارش اطمینان کسب کند.
برگه بسته‌بندی همیشه به صورت ضمیمه با بسته‌های تحویلی در اختیار گیرندگان قرار می‌گیرد. این لیست کار حمل‌ونقل را حرفه‌ای‌تر می‌کند و اطلاعات لازم را نه تنها در اختیار مشتریان قرار می‌دهد، بلکه به مدیریت حمل‌ونقل توسط آژانس‌های مربوطه و مقامات دولتی کمک زیادی خواهد کرد. عمده کاربرد این سند در تجارت بین‌المللی خواهد بود.
پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی به سندی گفته میشود که برای حمل بارهای بین‌المللی و درج اطلاعات روی بسته استفاده میشود.
نام های دیگر Packing list
ممکن است در مکان ها و اسناد مختلف با نام های متفاوتی روبرو شوید که به پکینگ لیست اشاره دارند. برخی از این نام های عبارتند از :
- صورتحساب بسته
- دفتر تحویل
- لیست حمل و نقل
- لیست مشتری
- برگه بسته بندی
پکینگ لیست چه اطلاعاتی را شامل میشود؟
پکینگ لیست با نام‌های دیگری هم شناخته میشود که علاوه بر برگه بسته‌بندی، این سند را با عناوینی مانند صورتحساب بسته، لیست مشتری، دفتر تحویل و لیست حمل‌ونقل نیز خطاب می‌کنند. گفتیم که برگه بسته‌بندی جزئیات زیادی را از اقلام موجود در بسته در اختیار طرفین معامله و کسانی قرار می‌دهد که به نحوی نقشی در حمل‌ونقل، نظارت و تحویل بار دارند. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شوند.
- ثبت وزن خاص کالای موجود در بسته‌بندی به همراه ارائه جداگانه وزن ناخالص
- ارائه نام کالا به همراه تاریخ و شماره صدور برگه
- ثبت شرح اقلام موجود در قرارداد به علاوه ثبت شماره قرارداد
- ارائه نام و آدرس فروشنده به صورت کامل
- ارائه نام، آدرس و تلفن خریدار
- ارائه نام و آدرس فرد واسطه
- ثبت شکل پرداخت اسناد به صورت اعتباری یا نقدی
- ارائه نام کشور‌های مبدأ و مقصد محموله
- ثبت شماره (LC) در زمان انجام خرید به صورت اعتبار اسنادی
فاکتور و پکینگ لیست به یک اندازه در لجستیک اهمیت دارند، با این تفاوت که فاکتور برای تأیید پرداخت هزینه‌ها و برگه بسته‌بندی برای دریافت اطلاعات دقیق در مورد کالاها کاربرد دارند.
7 مزیت استفاده از پکینگ لیست
در زمینه صادرات توصیه میشود حتماً به دلایل زیر اقدام به تهیه پکینگ لیست نمایید:
- به واسطه پکینگ لیست‌ها میتوان از تعداد کالاهای ارسال شده مطلع شد. برای همین در زمینه اثبات بارنامه‌ی داخلی بسیار کاربردی هستند. به کمک پکینگ لیست
- امکان دسترسی هر چه راحتتر به اطلاعات مورد نیاز برای گواهی مبدا فراهم است.
- برای ورود جزئیات قابل درج در بخش الکترونیکی صادرات در سیستم خودکار صادرات، سند پکینگ لیست بسیار مفید میباشد.
- پکینگ لیست یک گزینه مطمئن به منظور تأمین ایمنی کالاهای صادراتی خطرناک محسوب میشود.
- به کمک این سند دریافت بارنامه از شرکت حمل و نقل و نیز رزرو زمانی جهت ارسال امکانپذیر است.
- به واسطه پکینگ لیست امکان وارد کردن اطلاعات در بانکهای کشور دریافت‌کننده به آسانی فراهم خواهد شد.
- این سند در زمان شمارش محصول در کشور مقصد حکم راهنما را دارد.
- به منظور بازپرداخت تحت اعتبار اسنادی این سند به نوعی یک ضامن به شمار می‌آید.
همچنین بخوانید: مراحل ترخیص کالا از گمرک چگونه انجام می پذیرد؟
لیست عدل بندی حاوی چه اطلاعاتی از کالای ما میباشد؟
- شماره ردیف
- نام و آدرس کامل فروشنده
- نام، آدرس، تلفن و فکس خریدار
- نام و آدرس گیرنده یا دریافت کننده کالا
- کشور و محل بارگیری محموله و تخلیه
- شماره و تاریخ صدور فاکتور
- شماره LC (در صورت خرید با اعتبار اسنادی)
- نوع پرداخت نقدی یا اعتبار اسنادی
- وزن خالص کالا
- وزن ناخالص کالاها
- شماره قرارداد، شماره کانتینر، شرح کالا، تعداد کالا، شماره یا علامت بسته، ابعاد کالا و بسته‌ها، مشخصات فنی و ملاحظات
چرا برگه‌های بسته‌بندی از اهمیت زیادی برخوردار هستند؟
یک پکینگ لیست هر اطلاعاتی را که آژانس‌های حمل‌ونقل، کارکنان گمرک و مشتری نیاز دارند، در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. همچنین این برگه‌ها راهی برای اتصال دنیای دیجیتال با فضای فیزیکی محسوب می‌شوند و می‌توانند حتی برای خریدهای اینترنتی هم مورد استفاده قرار بگیرند. این برگه‌ها به دلیل موارد زیر اهمیت زیادی دارند.
- اطمینان از محتویات درون بسته
- کمک به سازماندهی بهتر
- شناسایی اقلام آسیب دیده
- تأیید کالاهای دریافتی
چگونه یک پکینگ لیست تهیه کنیم؟
برای تهیه یک پکینگ لیست باید موارد متعددی را در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است برخی اطلاعات مندرج در برگه بسته‌بندی بسته به نوع محصول و کسب‌وکار مورد نظر متفاوت باشد، اما برخی از عناصر موجود در این برگه تقریباً در تمامی محموله‌ها ثابت هستند. از جمله این اطلاعات به موارد زیر اشاره می‌کنیم.
- اطلاعات مربوط به تماس و تاریخ
- ثبت فهرست کالاها
- فهرست اقلام موجود در انبار
- مقدار اقلام
سخن آخر
تهیه پکینگ لیست میتواند تا حد بسیار زیادی از هزینه مالی و زمان شما بکاهد. با تهیه این لیست دیگر نیازی به بازرسی کامل کالای شما به هنگام ورود به کشور های مختلف نیست. بازرسی کامل معمولا هزینه های به دنبال دارد که پرداخت آن به عهده ارسال کننده کالاست. با تهیه لیست عدل بندی میتوانید از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.